5.1　设置文本格式

在Word文档中输入的文本默认中文字体为宋体，英文字体为Times New Roman，字号为五号。为了使文档更加有特色，吸引人，可以根据需要设置文本的字体、大小、颜色、样式等。

5.1.1　字体、字号和字形

字体是指字符的形状，分为中文字体和西文字体（通常英文和数字使用），可以根据需要分别进行设置。

字号是指字体的大小。改变字号可以把不同层次的文本从大小上区分开，使文章更具层次感，以方便阅读。

字形是附加于文本的属性，包括常规、加粗、倾斜等。Word 2019默认的字形为常规字形。

在编辑文档时，可以根据需要修改文本的字体、字号和字形，操作步骤如下。

（1）选中要设置字体的文本，在“开始”选项卡中找到如图5-1所示的“字体”功能组。

选中文本后，文本区域的右上角出现一个如图5-2所示的浮动工具栏。该工具栏与“字体”功能组基本相同，利用它可以快捷地设置文本的格式。

（2）单击“字体”列表框右侧的下拉按钮，在弹出的字体下拉列表框中选择字体。

（3）单击“字号”文本框右侧的下拉箭头，在弹出的字号下拉列表框中选择字号。

我国国家标准规定字号的计量单位是“号”，在Word中默认用汉字标示，例如二号、五号，数字越小，文字越大。还有一种西方的衡量单位——“磅”，磅值用阿拉伯数字标示（1磅＝1/72英寸），磅值越大，英文字体（或数字）越大。

（4）根据需要单击字形按钮。例如，单击“加粗”按钮，选定文本的笔划线条将变得更粗一些；单击“倾斜”按钮，文本将倾斜一定的角度。

字形按钮是一种开关按钮，选中时为按下状态，文本以指定的外观呈现；再次单击将恢复原来的状态。

如果一篇文档中既有英文也有中文，全部设置为中文字体，则英文字符可能不美观，与汉字也不好对齐。此时，可以利用“字体”对话框，分别设置中文和英文字体。具体操作如下。

（1）在文档中选定要改变字体的文本。

（2）单击“开始”选项卡中“字体”功能组右下角的扩展按钮，或右击，在弹出的快捷菜单中选择“字体”选项，打开“字体”对话框。

（3）在“中文字体”下拉列表框中选择需要的中文字体；在“西文字体”下拉列表框中选择需要的西文字体。在“预览”框中可以预览设置效果，如图5-3所示。

（4）单击“确定”按钮关闭对话框，结果如图5-4所示。

5.1.2　颜色和效果

为了突出强调或美化某部分文本，可以为文本设置不同的颜色。此外，Word还提供了强大的文字特效，可以为选择的文字设置阴影、映像、发光、柔化边缘，以及三维格式等华丽的特效。

（1）选定要设置颜色和效果的文本。

（2）单击“开始”选项卡“字体”功能组中的“字体颜色”按钮右侧的下拉按钮，在如图5-5所示的颜色列表框中选择颜色。

如果颜色列表中没有想用的颜色，可以单击“其他颜色”选项，在打开的“颜色”对话框中选择更多的颜色。如果选择“渐变”选项，将以所选文本的颜色为基准设置颜色渐变。

除了文本的显示颜色，还可以设置突出显示颜色，使文本像使用了荧光笔一样更加醒目。

选定需要突出显示的文本，在“开始”选项卡的“字体”功能组中，单击“文本突出显示”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的颜色列表框中选择一种颜色即可。

（3）单击“文本效果和版式”按钮，在弹出的下拉列表框中选择各种文字特效，如图5-6所示。

5.1.3　边框和底纹

在Word文档中，边框和底纹对文字都有修饰的作用，如果运用得当，不仅可以增加美观性，也可以突出文档中的重点内容。在Word中，可以为字符添加边框和底纹，也可以为整个段落添加边框和底纹。

1. 字符边框和底纹

字符边框是指环绕文字显示一个边框。

（1）选定要设置边框的文本，在“开始”选项卡的“字体”功能组中单击“字符边框”按钮，即可对所选文本添加Word 2019默认的黑色、单线（0.5磅、细实线）边框，结果如图5-7所示。

字符底纹类似于给文字添加一个有颜色或图案的背景。

（2）选定要设置底纹的文本，在“开始”选项卡的“字体”功能组中单击“字符底纹”按钮，即可对所选文本添加Word 2019默认的灰色底纹，结果如图5-8所示。

使用“字体”功能组中的“字符边框”按钮和“字符底纹”按钮只能添加默认样式的边框和底纹，如果要自定义边框和底纹的样式，则要利用“边框和底纹”对话框。利用“边框和底纹”对话框还可以很方便地设置段落的边框和底纹。

2. 段落边框和底纹

（1）选定要设置边框和底纹效果的文本段落。

（2）在“开始”选项卡的“段落”功能组中，单击“边框”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表框中选择“边框和底纹”选项，弹出如图5-9所示的“边框和底纹”对话框。

（3）在“边框”选项卡中设置边框样式。各命令功能如下。

◇　设置：选择边框类型。

◇　样式：选择边框的线型。

◇　颜色：设置边框颜色。

◇　宽度：指定边框粗细。

◇　预览：可以预览设置的段落边框效果。单击预览区域的图示可以添加或取消边框的任一条边框线。

◇　应用于：选择边框应用的对象，可以是段落或文字。如图5-10所示为字符边框与段落边框的区别。

字符边框是固定的，不能任意添加或是删除任何一条边；而段落边框可以分别自定义上、下、左、右、内、外边的边框。

（4）单击“选项”按钮，在如图5-11所示的“边框和底纹选项”对话框中设置边框与正文内容上、下、左、右的距离。单击“确定”按钮，返回“边框和底纹选项”对话框。

（5）切换到“底纹”选项卡，设置底纹的填充颜色和图案，然后在“应用于”下拉列表框中选择底纹要应用的对象，如图5-12所示。

应用于段落的底纹是一整块矩形色块；应用于文字的底纹仅显示在所选文字区域，文字上下行的空白处不显示底纹，如图5-13所示。

（6）单击“确定”按钮，完成底纹设置。

上机练习——客户满意度调查表

操作步骤

（1）打开已输入内容、还未设置格式的Word文档“客户满意度调查.docx”。

（2）按Ctrl+A组合键选取整篇文本，在“开始”选项卡的“段落”功能组中单击“边框”下拉按钮，在弹出的下拉列表框中选择“边框和底纹”命令，如图5-15所示。

（3）在弹出的“边框和底纹”对话框中，切换到“边框”选项卡。在“设置”区域选择“方框”；在“样式”列表框中选择一种边框线型；在“颜色”下拉列表框中选择边框颜色为“绿色”；在“宽度”下拉列表框中设置线宽为“0.75磅”；然后在“应用于”下拉列表框中选择边框设置的范围为“段落”，如图5-16所示。

（4）单击“选项”按钮，在弹出的“边框和底纹选项”对话框中，设置边框和底纹与正文的间距为上、下2磅，左、右6磅，如图5-17所示。

（5）单击“确定”按钮，返回“边框和底纹”对话框。在“页面边框”选项卡的“艺术型”下拉列表框中选择一种样式，设置“宽度”为“20磅”；在“应用于”下拉列表框中选择“整篇文档”，如图5-18所示。

（6）单击“确定”按钮关闭对话框，文本效果如图5-19所示。

（7）选择最后一行文本，再次打开“边框和底纹”对话框，并切换到“底纹”选项卡。在“填充”下拉列表框中选择底纹颜色为“浅绿”；在“样式”下拉列表框中设置底纹填充样式为“10%”，颜色为“红色”；在“应用于”下拉列表框中选择“段落”选项，如图5-20所示。

（8）单击“确定”按钮关闭对话框，文本的最终效果如图5-14所示。

5.1.4　更改大小写

Word 2019提供了英文大小写切换功能，可以根据不同需要快速修改英文字符的大小写，具体操作如下。

（1）选定要更改大小写的英文单词，在“开始”选项卡的“字体”功能组中单击“更改大小写”按钮，打开如图5-21所示的“更改大小写”下拉列表框。

◇　句首字母大写：把每个句子的第一个字母改为大写。

◇　小写：把所选字母改为小写。

◇　大写：把所选字母改为大写。

◇　每个单词首字母大写：把每个单词的第一个字母改为大写。

◇　切换大小写：将所选大写字母改为小写，小写字母改为大写。

◇　半角：把所选的英文字母或数字改为半角字符。

◇　全角：把所选的英文字母或数字改为全角字符。

（2）单击所需的选项之后，文本即转换成所需格式。

5.1.5　上标和下标

上标和下标在科学公式和数值单位中使用非常广泛，在Word中可以很方便地将文本设置为上标和下标，以符合相应文档的要求。具体操作如下。

（1）选中需要设置为下标的文本，如图5-22所示。

（2）在“开始”选项卡的“字体”功能组中单击“下标”按钮。采用同样的方法，选中文本，单击“上标”按钮，结果如图5-23所示。

5.1.6　带圈字符和拼音

带圈字符是指通过圆形、正方形、三角形、菱形等符号，将单个汉字、数字或字母圈起来。具体操作步骤如下。

（1）选中要设置带圈效果的字符，在“开始”选项卡的“字体”功能组中单击“带圈字符”按钮，弹出如图5-24所示的“带圈字符”对话框。

（2）设置圈号和样式，以及要显示在圈号中的文本。各选项功能如下。

◇　样式：设置带圈字符的显示方式。选择“缩小文字”选项，则会缩小字符，以适应圈的大小；选择“增大圈号”选项，则会增大圈号，以适应字符的大小，如图5-25所示。如果选择“无”选项，可以去除带圈字符的圈号。

◇　文字：输入一个将显示在指定圈号中的汉字，也可以是两个数字或字母。

◇　圈号：选择圈号形状。

（3）单击“确定”按钮完成设置。

利用“拼音指南”命令可以在所选文字上方添加拼音以标明其发音，操作步骤如下：

（1）选中需要添加拼音的文字，在“开始”选项卡的“字体”组中单击“拼音指南”按钮，弹出如图5-26所示的“拼音指南”对话框。

可以看到在“基准文字”框中显示了选定的文字，在“拼音文字”框中自动填充了对应的拼音。

（2）根据需要在“对齐方式”下拉列表框中选择拼音对齐方式，在预览框中可以看到设置后的效果；在“字体”下拉列表框中选择拼音的字体；在“字号”下拉列表框中选择拼音文字的大小。

（3）单击“确定”按钮完成设置。

如果要删除拼音文字，应先选定文本，然后在“拼音指南”对话框中单击“清除读音”按钮。

5.1.7　字符宽度与间距

在Word 2019中，还可以使字符按照设置的比例在横向发生变化，而高度保持不变。

（1）选定要调整字符宽度的文本，在“开始”选项卡的“字体”功能组中单击“功能扩展”按钮，打开“字体”对话框。

（2）切换到“高级”选项卡，在“缩放”下拉列表框中选择需要的缩放比例，如图5-27所示。

如果下拉列表框中没有合适的缩放比例，可以直接在“缩放”框中输入所需的比例，在“预览”框中可以实时预览设置效果。

字符间距是指相邻字符之间的距离，即字符之间的水平间距。Word提供了3种字符间距选项——标准、加宽、紧缩，以方便用户精确地调整字符间距。默认为“标准”字距。

（3）在“间距”下拉列表框中选择需要的间距类型，然后单击“磅值”右侧上、下按钮微调字符的间距，也可以直接输入所需的数值（最大值是1584磅，最小值是0磅），如图5-28所示。在“预览”框中可以预览设置效果。

（4）设置完成之后，单击“确定”按钮，返回文档编辑窗口。

5.1.8　使用格式刷复制格式

“格式刷”是一种快速应用格式的工具，可以将指定的文本格式、段落格式快速复制到不同的文本、段落，解决文档中大量的重复性操作。具体操作步骤如下。

（1）选中需要复制格式的文本或者段落，在“开始”选项卡的“剪贴板”功能组中单击“格式刷”按钮。

（2）当鼠标指针呈现刷子状时，按住鼠标左键不放，再拖动鼠标选择需要设置相同格式的文本，如图5-29所示。

（3）释放鼠标，被拖动的文本将应用相同的格式，如图5-30所示。