项目一服装理单跟单的基础知识
【知识准备】
一、服装理单跟单的定义
现代服装企业由于对企业的生产效益提出了生产管理精细化、流程规范化，改善企业的生产效率，成品零报废率、零库存的经营理念和管理模式。同时，服装企业对人才的需求也越来越大，企业对从事相应岗位的技术人员也提出了更高的要求。另外，对企业岗位的精细化分工更加明确，企业技术管理人员身兼多职的现象在逐渐地减少，为广大的从业人员提供了的更多的岗位和就业机会。在这样的大产业背景下，服装企业的服装理单跟单这个新兴的职业由此诞生，并成为了服装企业中重要的职业工种，新闻媒体、网络平台、人才网站、报纸杂志等随处可以看到相关的招聘信息，各大服装院校经过对服装企业及市场的调研，相继开设了服装理单跟单课程，培养更多高学历且有服装专业知识和专业技能的人才。成功地实现了服装院校和服装企业的人才对接，缩短了企业培养新近人员的精力、时间，为服装企业大大节约了生产成本，提高了经济效益。
（一）服装理单跟单
服装理单跟单又称服装理单，其工作内容包括订单进程的掌控，及时回复客户相关订单的流程进度情况，面、辅料颜色确认情况、产前样的确认、大货样的寄送给客户等相关对外客户的业务处理。同时，要把好相关的订单文本资料翻译并整理成企业要求的生产工艺文本资料，并及时传真或邮件给相对应的订单生产企业，起到联系服装生产企业和服装采购商之间的沟通桥梁的作用。
根据服装企业规模的不同，服装理单跟单员在服装企业所承担的业务范围也有所不同。服装理单跟单的工作内容主要包括服装企业生产流程的跟进，客户跟进，货物出运单据的编制及跟进，对服装企业生产能力的评估、生产进度的跟进及质量要求的督促指导，便于合理的控制订单的生产进度，确保服装企业能准时完成订单的生产任务。
服装理单跟单岗位划分图如图1-1所示。
图1-1服装理单跟单岗位划分图
服装理单跟单以订单业务的流程而展开的相关环节的业务跟进工作，处理服装业务流程的相关事项并整理业务文件资料及处理突发事件。
服装理单跟单外贸、内销工作主要关联图如图1-2所示。
图1-2服装理单跟单外贸、内销工作主要关联图
（二）服装跟单
服装跟单就是服装大货生产品质的检验工作，包括样板和首件样的批版或批复，大货生产进度的跟进以及供应商的开发、评估、验厂等。
服装跟单主要是对订单合同的生产流程的进度跟进，成衣生产过程中的质量、尺寸、颜色等进行控制，侧重点在于对生产过程中的品质监控工作。服装跟单的工作比较复杂，服装跟单的责任心较强。一个优秀的服装跟单必须要对生产的全程进行严格把关，确保企业的各个环节操作都是符合订单资料和客户确认的样衣保持一致。
服装跟单对应的工作开展重心在服装生产企业，在服装生产企业的现场及时处理好服装成衣生产过程中出现的质量问题和工艺技术难题。
（三）服装理单跟单员
服装理单跟单员即服装业务员，处理订单的相关事宜及跟进工作，确保按照客户的意见安排服装生产任务。
服装理单跟单员又称服装理单员。服装理单跟单员接到订单以后需要分析订单，分析服装的用料数量、单耗、规格，面、辅料数量、克重、颜色、规格、核对价格，安排面、辅料的采购等，处理生产中遇到的一般情况，跟进生产进度，并与客户确认订单出运事宜及相关产前样品、大货样、船样等的提交寄送，确保品质达到客户的要求。
（四）服装跟单员
服装“跟单员（Merchandiser）”，是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品或服务运作流向的专职人员。
服装跟单员即服装验货员，又称服装质量检验员，处理大货生产前期（初期）、中期、尾期（终期）的查货工作。服装质量检验员主要侧重于质量控制、质量管理方面的工作，简称QC。
服装跟单员必须全面掌控所负责的订单的具体操作，跟进大货生产的进度，对服装生产过程中的半成品，成品以及生产过程中的各道工序进行质量控制，对服装检验的结果公正客观的出具验货报告或巡检报告，中期验货报告，控制质量，确保生产企业能按时完成生产任务，准时交货。
二、服装理单跟单的工作特性
（一）服装理单跟单
严格来说服装理单跟单应该称为“服装理单跟单业务跟进”，就是对准客户（即对本公司服务或产品有购买或有意向购买的人群）进行跟进，以缔结业务合同为目标的一系列活动。对外是服装理单跟单员或服装理单跟单员的助理。
（二）服装跟单
服装跟单是对和客户已经签订的订单进行成品出货前的生产进度、货运报关跟进工作，以确保如期出货。对内是服装跟单经理、生产主管和总经理助理。
无论是服装外贸企业和内销企业里的服装理单跟单员，还是贸易公司的服装理单跟单员，其基本职责也都是由“服装理单跟单”和“服装跟单”两大部分组成的。在实际的服装理单跟单过程中，每个公司的运作模式、企业规模的大小不同，服装理单跟单员、服装跟单员所从事的具体业务步骤及操作模式也稍有变化，但是总体的模式还是一样的。
三、服装理单跟单员的素质要求
一般情况下，服装理单跟单员通过电子邮件、传真、电话等方式与客户进行联系。同时根据客户的要求编写相关的内销订单合同、工艺单文本、包装资料等文件资料，按照客户指定的要求指导企业进行生产，跟踪产品质量，处理客户的反馈意见。由于工作的需要，服装理单跟单员必须具有以下基本素质。
（一）服装专业知识
从事服装理单跟单员的从业人员整体素质参差不齐，一部分人员是学国际贸易专业或英语专业的人员，与客户之间的沟通、交流、英语的书写能力较强。在实际的工作中入手比较快，但专业知识不够；一部分人员是学服装设计专业的，有一定的英语基础，在实际工作中，他们的沟通能力、对服装理单跟单专业知识也有所欠缺。
同时，为了便于工作的需要，服装理单跟单员还需要掌握服装专业的基础知识、工艺技术、样板设计、生产管理技术等相关知识，了解相关面、辅材料品质的测试方法及检验要求，产品的缝制工艺方法及大货生产的进度情况等。
（二）其他专业知识
服装理单跟单员要有良好的职业素质，这是关系到外贸公司对国外客户的一个形象窗口，要熟练掌握报价技巧，了解外贸单证的操作过程。并且随时了解银行的汇率、出口退税、出口政策的知识以及货代物流的知识等。
根据各个外贸公司或企业的规模大小，所在外贸公司或企业从事理单跟单岗位，分工也是有所不同的。这就对理单跟单员的专业技能提出了更高的要求。
（三）熟练地使用计算机办公软件
服装外贸公司根据其自身的规模，为了便于更好地开展订单的操作，通常情况下2～3名理单跟单员为一小组。其中1人为组长，主要负责与客户交流面料、款式、价格，进行交货期的确认、合同的签订、产前样的确认等工作；1～2名为理单跟单员助理，主要负责与客户之间包装资料（辅料）的联系工作，寄送相关文件资料、样品，根据订单编制相关的工艺文件、资料。
服装理单跟单员在工作过程中要熟练地使用办公软件，做好订单合同资料的管理、存档工作，便于随时查阅文件资料。
（四）理单跟单员的文件整理及归档
在日常的工作中，为了便于同客户之间的交流、沟通，同时，也为了规范企业内部对订单合同资料的管理制度，通常情况下理单跟单员在订单合同的操作过程中，对于客户合同的包装资料或修改件资料，要及时同相关人员进行联系并做好订单合同的资料整理、更新、归档工作。
1.建立客户档案文件
客户档案文件资料的建立，便于服装理单跟单员在日常工作中同客户之间的联系，及时了解客户的市场需求和采购意向。方便服装理单跟单员能及时地处理客户的投诉或建议，便于服装理单跟单员做好客户服务工作，提高服务质量和服务意识。客户联系登记表见表1-1。
表1-1客户联系登记表
2.订单号编制技巧
订单号的编制是服装理单跟单员必须要掌握的内容，订单号通常有客户订单号和外贸公司内部订单号之分。一般情况下，订单号是不重复的，也就是说在合同签订的过程中订单号确定后不能轻易修改。相应的包装辅料文件资料都会使用这个订单号作为标志，这样的目的是为了方便查阅，区分不同的订单合同，对号入座避免混淆。
订单号的编制方法有很多，通常由字母和数字组成，用字母表示不同的客户用数字表示同一客户的不同订单，有的时候也直接使用客户的订单合同号来标志订单。例如：美国A客户订单合同号可以表示为A－001、A－002、A－003……加拿大B客户订单合同号B0001、B0002、B0003……订单号可以表示为：B0001、B0002、B0003……
3.服装款式号的编制
（1）纯数字编号：订单号编号全部采用阿拉伯数字组成。
（2）字母和数字组合编号：订单号编号由英文字母和阿拉伯数字组成。
（3）按年份、四季、分款式、颜色代码组而成编号：下面是某服装企业按照年份、四季、分款式、颜色代码组而成的服装货号。第1、第2位数字代表年份代码，第3、第4位数字代表四季代码，第4、第5位数字代表款式代码，第6、第7位数字代表颜色代码，第8位数字代表尺寸代码。
常用年份代码见表1-2。
表1-2 常用的年份代码
季节代码见表 1-3。
表1-3 季节代码
款式代码见表 1-4。
表1-4 款式代码
颜色代码见表 1-5。
表1-5 颜色代码
（4）尺寸代码编号：尺寸代码可以用正常的 XXS、XS、S、M、L、XL、XXL 作为代码。
例如 ：1340801—M, 则代表 2013 年秋季 M 码的白色长裙。
4. 文件资料的归档
为了便于服装理单跟单员工作的有序进行，服装理单跟单员在工作中进行相关订单文件资料的存放，查阅时通常会把文件资料打印出来一份，把订单合同文件资料放在相应的资料文件夹内，同时资料文件夹要有标志，注明客户的名称和订单合同编号。在以后的工作中，还要将相应的订单合同的包装资料或修改件资料进行归档。服装理单跟单员应及时做好原始订单合同资料的整理归档工作。
【知识拓展】
一、客户定位
服装企业的客户定位主要取决于企业的自身定位，服装企业的性质和发展的方向决定了客户群体的匹配程度。那么，在后续的开发过程中，客户的定位主要在某一个大类的专业产品。
客户定位对服装企业的发展起到了决定性的作用，客户市场的销售状况，直接影响服装企业的生存、发展。服装企业必须要做好客户市场调研，经过专业人士的认证和研讨，不要盲目地做出客户定位的决定。但是，随着市场的发展，在实际的过程中也要不断地调整客户群体。
二、市场分析
市场分析的主要目的有以下几个方面。
（1）了解所经营产品的服装市场需求。
（2）了解客户市场的定位。
（3）了解本土市场的发展和国际市场的发展流程趋势，为企业的经营决策提供有力的保障。
（4）建立有效的市场管理数据体系，完善市场分析。
（5）掌握客户的需求动向，为客户下个季度的采购做好货物的生产准备工作。
（6）对年度经营的市场做出有力的分析。
（7）有利于经营决策者对客户市场和需求产品的了解，在新产品开发过程中提供有效的参考。
三、客户开发及维护
客户的开发和维护是一个漫长的过程，需要买卖双方在交易的初期、中期、交易完成期进行不断地磨合。
（一）客户开发
客户的开发需要注意以下几个方面。
（1）要开发有价值的供应商。
（2）对所开发的供应商生产能力和配合程度，都需要做一个系统的评估。
（3）客户开发要建立在平等互利的基础上。
（4）客户开发需要不断地拓展客户的新产品市场。
（5）客户开发要考虑投入和收效的正比关系。
（6）客户开发是需要一个过程的，切忌心急。
（二）客户维护
客户的维护需要注意以下几个方面。
（1）客户的维护要真诚、诚信、信守合约。
（2）切忌敷衍客户的各种正常的工作事宜。
（3）客户的维护过程中要相互及时沟通，避免产生不愉快的事情。
（4）客户的维护要实事求是。
（5）客户的维护要注意保护双方的利益。
（6）客户的维护要注重个人的形象。