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第5章编辑文字和段落的格式

在Word文档中输入的字体或字符都可以为其设置格式和字体类型，且字体组成段落，段落又形成文档的正文内容。在Word文档中至少包含一个已经制定设置的空段落，每个段落可以被看成另一种格式单元。

文字和段落格式是Word操作中的重中之重，希望用户能够熟练掌握。

5.1 设置文档的文字格式

文字格式的设置主要包括字体、字号和字形3部分。其中字体是指文字采用的是宋体、黑体还是楷体等字体形态；字号是指文字的大小；字形是指文字有无加粗、倾斜、下划线等。

Word有4个级别的格式，即字符/字体、段落、节与文档。字符或字体格式包括加粗、倾斜、字号、上标和其他属性，最小可以应用到单个字符。

5.1.1 设置字体

字体定义了文本的整体外观或样式。应用的字体，对于文档的外观、形式和可读性非常重要。Windows包含数十个可以在文档中应用的内置字体，也可以在网络上找到或购买更多的字体。

在“开始”选项卡的“字体”组中，使用顶行最左端的字体下拉列表可以把另一个字体应用于所选文本。单击该下拉列表中的下三角按钮，滚动显示可用的字体，指向一个字体，可查看其实时预览，再单击字体，将其应用，如图5-1所示。

图5-1

提示

把文档中使用的字体数限制为2～3种，以保持一致的外观。一般而言，给标题使用一种字体，给正文使用一种字体，给可能要强调的特定元素使用一种字体。

除此快捷方式设置字体外，还可以通过对话框来设置字体，具体的操作步骤如下。

01 选定需要修改字体的文本。

02 切换到“开始”选项卡的“字体”组中，单击右下角的按钮，弹出“字体”对话框，如图5-2所示。

图5-2

03 在“中文字体”下拉列表中选择要设置的中文字体。

04 在“西文字体”下拉列表中选择要设置的西文字体。

05 单击“确定”按钮。

5.1.2 设置字号

字号控制着字体的高度。字体高度通常以磅来衡量，一磅是0.035厘米，所以12磅是0.42厘米。在Word中，一个字体集的字号是指最高字符的顶部到最低字符的底部之间的垂直距离。

设置字体大小的方法有以下3种。

方法一：通过选择“开始”选项卡的“字体”组中的（字号）设置字体的大小。

在功能区的“字体”组中，使用“字体”控件右边的“字号”下拉列表可以给所选文本选择字号。不仅可以使用“字号”下拉列表中看到的字号范围，在Word中可以设置最低1磅、最高1638磅的字号。此外，还可以设置增量为0.5磅的字号。因此，1637.5磅的字号是完全有效的。要应用不包含在下拉列表中的字号，可以在“字号”文本框中选中显示出来的数字，输入新的字号，按Enter键即可。

用户可以通过（增大字号）和（减小字号）工具来控制文字大小。将鼠标指针悬停在这两个控件上，就会看到，它们都有快捷方式，分别是Ctrl+Shift+＞和Ctrl+Shift+＜。

方法二：使用鼠标拖选出文本后，停留鼠标指针在选择的文本上，弹出相应的文本格式设置面板，如图5-3所示。

图5-3

方法三：选择文本后右击，在弹出的快捷菜单中选择“字体”命令，如图5-4所示。在弹出的“字体”对话框中有相应的字体大小设置区域进行设置。

图5-4

5.1.3 设置字体颜色

设置字体颜色的方法与选择字体、大小的设置方法相同，这里介绍在“开始”选项卡的“字体”组中进行设置的方法。

同样，还是选择需要设置颜色字体的文本内容，在“开始”选项卡的“字体”组中单击（字体颜色）按钮，默认的颜色为黑色，单击右侧的下三角按钮，在弹出的拾色器中选择合适的颜色，如图5-5所示。

图5-5

如果在弹出的拾色器中没有需要的颜色，可以选择“其他颜色”命令，在弹出的“颜色”对话框中设置自定义颜色，如图5-6所示。

图5-6

除了以上两种设置效果外，单击（字体颜色）右侧的下三角按钮，在弹出的拾色器中选择“渐变”|“其他渐变”命令，在文档的右侧出现设置文本效果窗口，如图5-7所示。

图5-7

在该窗口中选中“渐变填充”单选按钮，选择一个合适的“预设渐变”，在“渐变光圈”中单击色标，设置渐变颜色即可，如图5-8所示。

图5-8

5.1.4 设置字形

字形是指附加于文本的属性，包括常规、较粗、倾斜或下划线等。Word默认设置的文本为常规的字形。单击“开始”选项卡中的（加粗）按钮，选定的文本变为加粗格式，如图5-9所示。此时（加粗）按钮会呈按下状态。若单击（倾斜）按钮，则选定的文本变为倾斜格式，如图5-10所示。若单击（下划线）按钮，则选定的文本下方会出现单线形式的下划线，如图5-11所示。通过单击按钮，可以看到如图5-12所示的下拉列表，从中选择合适的下划线形式，并设置下划线的颜色。

图5-9

图5-10

图5-11

图5-12

要让文本恢复常规字形，可以再次单击这些按钮，此时它们又恢复为弹起状态。

另外，还可以设置当前选择文本的（删除线）、（下标）和（上标），如图5-13所示。

图5-13

5.1.5 调整字间距

通常情况下，用户无须考虑字符间距，因为Word已经设置好了一定的字符间距。但有时为了版面的美观，可以适当改变字符间距来达到理想的排版效果。调整字符间距的具体操作步骤如下。

01 选择需要设置字符间距的文本。

02 切换到“开始”选项卡的“字体”组中，单击右下角的按钮，弹出“字体”对话框，切换到“高级”选项卡，如图5-14所示。

图5-14

在该对话框中可以通过设置“缩放”的百分比设置字符缩放的比例。字符的“间距”可以选择“标准”“加宽”和“紧缩”选项，默认情况下Word会选择“标准”选项，当选择“加宽”或“紧缩”选项后，用户可以在其右边的“磅值”文本框中输入一个数值，其单位为“磅”。

如果要让Word在大于或等于某一尺寸的条件下自动调整字符间距，就选中“为字体调整字间距”复选框，然后在“磅或更大”前的文本框中输入磅值。

5.2 设置段落格式

在Word文档中，输入的所有内容都位于段落中。即使没有输入任何内容，每个Word文档也至少包含一个已经指定格式设置的空段落。

下面将详细介绍Word中的各种段落格式选项，包括段落的对齐方式、缩进、间距、制表位、项目符号、底纹和边框。

5.2.1 设置段落的对齐方式

在“开始”选项卡的“段落”组中包含了5种对齐按钮，单击该按钮，会把指定的对齐方式应用于所选段落。

◎（左对齐）：使每一行文本的左边从左页边距开始，段落的右边参差不齐。

◎（居中对齐）：使段落的每一行在左右页边距之间居中放置，段落的两边参差不齐。

◎（右对齐）：把段落的每一行文本向右移动，使其右边与右页边距对齐，段落的左边参差不齐。

◎（两端对齐）：在字母之间添加额外的空间，使每一行文本的左右两边与对应的左右页边距对齐，段落的左右两边都很整齐。

◎（分散对齐）：将段落按每行两端对齐。设置段落对齐方式的具体操作步骤如下。

01 在文档中选择标题，如图5-15所示。切换到“开始”选项卡中，单击“段落”组中的（居中对齐）按钮。

图5-15

02 选择“朝代”和“作者”，单击“段落”组中的（右对齐）按钮，如图5-16所示。

图5-16

5.2.2 设置段落的缩进

缩进表示在段落的一行或多行和左右页边距之间添加额外的空间。“缩进”一般用于段落首行的自动缩进、引文块相对于左右页边距的缩进，以及带项目符号或编号的文本的悬挂缩进。在“开始”选项卡的“段落”组中单击（减少缩进量）和（增加缩进量）按钮，可以增加或减少预设的缩进量。

在“布局”选项卡的“段落”组中使用和控件也可以增加缩进量。

在Word中，段落缩进一般包括首行缩进、悬挂缩进、左缩进和右缩进。

在Word中可以使用标尺和“段落”对话框来设置段落的缩进。

1．使用标尺设置缩进

水平标尺提供了创建缩进的一种基于鼠标的方法，尤其便于创建首行缩进和悬挂缩进。首行缩进只缩进段落的第一行。悬挂缩进会缩进第一行之外的所有行，也会缩进带有项目符号和编号的行。

这个方法还允许在拖动鼠标时查看文本是如何改变的，以便确定要应用的缩进量。

使用标尺设置缩进的具体操作步骤如下。

01 根据需要显示标尺，在“视图”选项卡的“显示”组中选中“标尺”复选框。“标尺”复选框用于控制当前文档中标尺的显示，所以需要频繁地将其打开和关闭。

02 选择要缩进的段落。

03 根据需要拖动标尺上的缩进字符，应用需要的缩进量。如图5-17所示的是各个缩进符号。

图5-17

注意

悬挂缩进控制段落中第一行以外的其他行的起始位置；首行缩进控制段落的第一行第一个字的起始位置；左缩进控制段落左边界的位置；右缩进控制段落右边界的位置。

04 根据需要可以重复步骤（02）、（03），给其他段落应用不同的缩进设置。

设置完成缩进后，可以在“视图”选项卡的“显示”组中取消“标尺”的勾选。

提示

在标尺上拖动缩进控件的同时按住Alt键，Word会显示测量尺寸，以便更加准确地定位。

2．使用“段落”对话框设置缩进

要精确地设置缩进值，就需要使用“段落”对话框，具体操作步骤如下。

01 选定想要缩进的段落，或者同时选中几个段落。

02 切换到“开始”选项卡的“段落”组中，单击右下角的按钮，弹出“段落”对话框，如图5-18所示。

图5-18

03 在“缩进”选项组中有3个选项，即“左侧”“右侧”和“特殊格式”，在其中设置缩进量。

04 设置完成后，单击“确定”按钮。

5.2.3 设置行间距和段间距

行间距是指段落中行之间的距离。段间距是指段落与其前后相邻段落之间的距离。

1．行间距

行距的默认设置为1.08行。要修改行距的具体操作步骤如下。

01 选择需要修改的段落。

02 在“开始”选项卡的“段落”组中，单击“行和段落间距”按钮，显示一个下拉列表，其中包含间距设置和其他命令，如图5-19所示。

图5-19

03 将鼠标指针移动到一个间距选项上。该间距的实时预览就会显示在文档中，如图5-20所示。

图5-20

04 单击要应用的间距即可。

2．段间距

如果需要设置精确的段间距，其具体的操作步骤如下。

01 选择需要设置段间距的段落。

02 切换到“开始”选项卡的“段落”组中，单击右下角的按钮，弹出“段落”对话框，从中设置段落的段间距。

03 在“间距”选项组中设置“段前”和“段后”分别为“0.5行”，如图5-21所示。

图5-21

04 单击“确定”按钮，效果如图5-22所示。

图5-22

5.2.4 换行和分页控制

在“段落”对话框中切换到“换行和分页”选项卡，在此提供了其他段落格式控制。这里的一些设置非常适合带冗长标题的文档，因为它们控制那些文本放在一起，而无须插入手动分页符，这样如果以后编辑文档，就不需要删除或移动它们。

设置“换行和分页”选项卡的具体操作步骤如下。

01 选择要修改的段落。

02 单击“开始”选项卡的“段落”组右下角的按钮，弹出“段落”对话框，切换到“换行和分页”选项卡，如图5-23所示。

图5-23

03 在此可以启用或取消需要的选项。

◎ 孤行控制：防止Microsoft Word在页面顶端单独打印段落末行或在页面底端单独打印段落首行。

◎ 与下段同页：强制一个段落与下一个段落同时出现。用于将标题与标题后第一段的至少前几行保持在一页内。该选项也用于将标题和图片、图形、表格等保持在同一页中。

◎ 段中不分页：防止一个段落被分隔到两页中。

◎ 段前分页：强制在段前自动分页。

◎ 取消行号：启用该复选框会临时隐藏以前设置的行号。

◎ 取消断字：告诉Word不要在指定段落内断字。该选项常用于引文，保持引文的完整性，使引文中的单词和位置都与原来相同。

5.2.5 添加项目符号和编号

Word的编号功能是很强大的，可以轻松地设置多种格式的编号以及多级编号等。一般在一些列举条件的地方，会采用项目符号。设置项目符号和编号的具体操作步骤如下。

01 在文档中将光标放置在需要添加项目符号的段落中，单击“开始”选项卡的“段落”组中的（项目符号）按钮，在弹出的下拉列表中选择一个项目符号，如图5-24所示。

图5-24

如果在该下拉列表中没有想要的项目符号，可以选择“定义新项目符号”命令，在弹出的“定义新项目符号”对话框中，选择需要的项目符号，如图5-25所示。在该对话框中可以单击“图片”按钮，以一张图片作为项目符号来使用，还可以设置使用项目符号后段落的“对齐方式”和“字体”。

图5-25

02 双击“开始”选项卡的“剪贴板”组中的（格式刷）按钮，单击同等层级的条例，设置为项目符号的格式。

03 框选详细列出的条例，单击“开始”选项卡的“段落”组中的（编号）右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表中选择合适的编号。

使用同样的方法设置条例的编号，这里就不详细介绍了。如图5-26所示为设置项目符号和编号后的效果。

图5-26

提示

如果在编号列表中没有合适的编号格式，可以在下拉列表中选择“定义新编号格式”命令，在弹出的“定义新编号格式”对话框中选择设置编号格式，如图5-27所示。

图5-27

5.3 特殊的中文排版

下面介绍如何设置文档内容的文字竖排、纵横混排、合并字符、双行合一、首字下沉、中文注音、制表位等。

5.3.1 文字竖排

在Word中，默认的文本段落排版方式就是横排，如遇到一些特殊要求的古文时，则需要竖排段落。竖排文字段落，有以下两种方法。

方法一：单击“布局”选项卡的“页面设置”组中的“文字方向”按钮，弹出如图5-28所示的下拉列表，从中选择“垂直”命令即可。

图5-28

方法二：单击“布局”选项卡的“页面设置”组右下角的按钮，弹出“页面设置”对话框，切换到“文档网格”选项卡，在“文字排列”选项组中选中“垂直”单选按钮，如图5-29所示。

图5-29

选择垂直文字排列后，系统会默认将纸张方向也变为横向，这里需要切换到“页边距”选项卡，从中选择“纸张方向”选项组中的“纵向”选项，将纸张改变为纵向，如图5-30所示。

图5-30

竖排后的文档如图5-31所示。

图5-31

5.3.2 纵横混排

纵横混排确切来说是单击“开始”选项卡的“段落”组中的（中文排版）按钮，弹出下拉菜单，如图5-32所示。选择“纵横混排”命令后，弹出“纵横混排”对话框，如图5-33所示。

图5-32

图5-33

使用默认的“适应行宽”选项，得到如图5-34所示的效果；取消选中“适应行宽”复选框，得到如图5-35所示的效果。

图5-34

图5-35

除此之外，最为实用的则是添加文本框。在文本框中输入相应的垂直或横排的文本，即可得到自然流畅的排版效果。具体的操作步骤如下。

01 单击“插入”选项卡的“文本”组中的“文本框”按钮，在弹出的下拉列表中选择合适的文本框样式。

02 选择样式后，即可在文档中添加文本框。在文本框中输入文本，并设置文本段落的格式。

03 得到如图5-36所示的混排效果。

图5-36

5.3.3 合并字符

合并字符就是将选定的多个字符上下排列，使多个字符占据一个字符大小的位置。在合并字符时需要注意，无论中英文，最多只能选择6个字符，多出来的字符会自动删除。合并字符的具体操作步骤如下。

01 在文档中选择需要合并字符的文本，单击“开始”选项卡的“段落”组中的（中文排版）按钮，在弹出的下拉菜单中选择“合并字符”命令，如图5-37所示。

图5-37

02 弹出“合并字符”对话框，从中选择合适的字体和字号，如图5-38所示。

图5-38

03 使用同样的方法，设置其他的合并字符，效果如图5-39所示。

图5-39

5.3.4 双行合一

双行合一是指在原始行高不变的情况下，将选择的字符以两行并为一行的方式显示。双行合一的具体操作步骤如下。

01 选择需要执行双行合一的文本，如图5-40所示。

图5-40

02 单击“开始”选项卡的“段落”组中的（中文排版）按钮，在弹出的下拉菜单中选择“双行合一”命令，弹出“双行合一”对话框，从中可以选择是否“带括号”，同时还可以选择括号的样式，如图5-41所示。

图5-41

03 双行合一后，如果觉得合并后的文字太小，可以设置字体的大小、调整行高，如图5-42所示。

图5-42

5.3.5 首字下沉

使用“首字下沉”命令可以将段落开头的第一个或若干个字母、文字变为大号字，并以下沉或悬挂方式显示，以美化文档的版面。首字下沉的具体操作步骤如下。

01 选择需要设置首字下沉的文本字符。

02 单击“插入”选项卡的“文本”组中的（添加首字下沉）按钮，弹出下拉菜单，选择“下沉”命令，如图5-43所示。

图5-43

03 在该下拉菜单中还可以选择“悬挂”命令，如图5-44所示。

图5-44

04 如果需要设置“首字下沉”更为详细的设置，可以选择“首字下沉选项”命令，弹出“首字下沉”对话框，设置需要下沉文本的“字体”，还可以设置“下沉”行数和“距正文”的距离，如图5-45所示。

图5-45

5.3.6 中文注音

给汉字注音是小学生学习语文时的必要课程，那么如何使用Word为文本添加注音呢？特别是如何为注音添加音标。中文注音的具体操作步骤如下。

01 选择要添加注音的文本。单击“开始”选项卡的“字体”组中的（拼音指南）按钮，弹出“拼音指南”对话框，如图5-46所示。在“拼音文字”文本框中添加拼音。

图5-46

02 在汉字输入法状态下，单击软键盘，选择“软键盘”选项，可以显示软键盘，如图5-47所示。右击软键盘，在弹出的快捷菜单中选择“拼音字母”命令，可以通过软键盘设置字母的声调，如图5-48所示。添加完音标后，预览效果如图5-49所示。

图5-47

图5-48

图5-49

03 单击“确定”按钮，添加标注。使用同样的方法，添加其他文字的拼音标注，如图5-50所示。

图5-50

5.3.7 设置和使用制表位

在Word中，用户越来越多地使用表格，而不是使用制表位来对齐文档中的文本列表。这两种方法可以得到类似的效果，且派生于同一个词根tabulation，但与制表位相比，表格更好控制，更加灵活，格式选项也非常多。许多情形下，使用制表位能提供更快的文档格式方法。

默认情况下，新文档每0.5英寸使用一个默认的预设制表位。设置自己的制表位时，其左边的所有内置预设制表位都会删除，只留下手动插入的制表位和其右边所有剩下的预设制表位。

1．制表位与表格

在Word中，可以使用制表位，也可以使用表格。那么应该在什么时候使用哪一种呢？制表位有时能精确地实现想要的效果，而表格却不能实现。或者即使能够实现，也要大费周折。如果想要用线连接两个制表项，虽然有几种方式能实现同样的效果，但是使用前导符会更快捷。

在简单的文档标题中，制表位也可以一展身手。Word 2016文档的默认标题包含一个居中式制表位和一个右对齐制表位。这样，使用制表位进行分隔，就可以轻松地创建一个左对齐、居中或右对齐标题。在真正的表格中，制表位也可以用于按小数点对齐数字（按Ctrl+Tab快捷键可在表格中插入一个制表位）。

然而，在呈现更复杂的信息时，特别是需要结构性控制时（复制或移动行、列），使用表格可以节省时间，降低工作量。在后面的第7章中将介绍如何快速建立和格式化文档中的表格。

2．在对话框中设置制表位

如果需要输入方式更加稳定、准确，或者需要包含前导符，可使用“制表位”对话框来创建制表位。单击“开始”选项卡的“段落”组中的按钮，弹出“段落”对话框，在左下角处单击“制表位”按钮，即可弹出“制表位”对话框，如图5-51所示。在“制表位”对话框中，还可以指定制表位的对齐方式。

图5-51

设置“制表位”对话框的具体操作步骤如下。

01 选择要修改的段落。

02 单击“开始”选项卡的“段落”组中的按钮，弹出“段落”对话框，在左下角处单击“制表位”按钮，即可弹出“制表位”对话框。

03 要设置制表位，可以在“制表位位置”文本框中单击，输入制表位的尺寸（如图5-52所示为5/6/7磅，3个制表位）。在“对齐方式”和“前导符”选项组下选择需要的选项，单击“设置”按钮。

图5-52

04 若要删除制表位，可以在“制表位位置”列表框中选择要删除的选项，单击“清除”按钮。

05 单击“确定”按钮，关闭“制表位”对话框。

06 可以看到在选定的段落处，标尺上5、6、7磅的位置添加了制表位，如图5-53所示。

图5-53

07 按Tab键可以将段落光标所在位置依次调整至下一个制表位，如图5-54所示。

图5-54

3．使用制表位的前导符

前导符是通常用于帮助用户能够直观地排列用制表位来分隔的信息虚线或实线。前导符经常用在目录和索引页中。

例如，要为文档添加一个签名区域或其他信息填写区域，首先要输入并格式化提示，并打开“制表位”对话框，从中设置一个合适的制表位位置，并选择“前导符”为下划线，如图5-55所示。在适当的位置指定文档中段落的制表位，得到的前导符如图5-56所示。

图5-55

图5-56

提示

如果要修改制表位前导符，可在“制表位”对话框中选择“制表位位置”列表框中的制表位；在“前导符”选项组中选择需要的样式，再单击“设置”按钮。同样，选择“制表位位置”列表框中的制表位，再单击“清除”按钮，就可以删除该制表位。

4．用标尺设置制表位

用户也可以使用水平标志来设置制表位。如果有必要，在“视图”选项卡的“显示”组中选择“标尺”命令，即可显示标尺。在标尺上单击，即可添加制表位，如图5-57所示。

图5-57

可以通过按住Alt键来精确定位制表位位置。

要用标尺移除一个制表位，只需向下拖动制表位，使其脱离标尺，直到鼠标指针不再处于标尺区域。

5.4 应用样式

创建和格式化文档时，样式的设置是非常重要的。样式不仅使文档看起来更生动、更一致，还给用户提供了理解正文的相对优先级的地图。应用标题样式有助于用户识别主题和子主题，也可以使用其他样式强调重要的内容。

在功能区的“开始”选项卡“样式”组包含应用和使用样式的主要命令和选项集。在该组中有3个空间，分别为样式库、扩展库的其他按钮和“样式”窗格启动器，如图5-58所示。注意，在库中有一个样式的名称会突出显示出来，该样式会应用到包含插入点的段落上。

图5-58

5.4.1 修改已有的样式

在已经给文档应用了一个样式后，可能需要更改现有样式，调整已有格式的文本外观，而不是应用另一个样式。如对该样式进行细微的修改，例如调整字号或间距。修改已有样式的具体操作步骤如下。

01 右击样式库中的样式，在弹出的快捷菜单中选择“修改”命令，或者单击“样式”窗格右下角的（其他）按钮，在弹出的下拉菜单中选择“应用样式”命令，在打开的“应用样式”窗格中，选择“修改”命令，弹出“修改样式”对话框，如图5-59所示。

图5-59

02 对样式进行需要的格式修改。在“修改样式”对话框的“格式”选项组中包含许多设置，这些设置同时也出现在“开始”选项卡的“字体”和“段落”组中。如果需要修改的格式没有显示出来就单击左下角的“格式”按钮，单击其中一个选项例如“编号”或“文本效果”，会打开带有额外格式设置的对话框。完成设置后，单击“关闭”或“确定”按钮。

03 单击“确定”按钮，关闭“修改样式”对话框。Word会给文档中应用了该样式的所有文本更新格式。

5.4.2 创建样式

创建新样式有许多不同的方法。一般情况下，每个新建的样式都基于已有的样式。所以应从类似于需要创建的样式类型开始创建新样式。要创建新样式的具体操作步骤如下。

01 选择需要设置新样式的文本内容。

02 单击“样式”窗格右下角的（其他）按钮，在弹出的下拉菜单中选择“创建样式”命令，弹出“根据格式设置创建新样式”对话框，如图5-60所示。

图5-60

03 在“名称”文本框中给样式输入名称。

04 根据需要对格式设置进行进一步的调整。单击“修改”按钮，打开修改样式的扩展面板，从中更改段落或字符样式。

05 选中“添加到样式库”复选框，如图5-61所示。单击“确定”按钮，即可在样式库中看到添加的样式。

图5-61

5.4.3 管理样式

用户可以将样式应用在Word中的外观、应用方式和显示位置等许多方面。清除或展开样式列表，可以更加高效地格式化文档。

默认情况下，“样式”窗格会显示一组推荐的样式。显示哪些推荐样式是可以改变的，也可以给它们制定优先级。可以选择只选择已用的样式、在当前文档中使用的样式，或者模板中的所有样式。

1．推荐使用的样式

Word包含“管理样式”对话框，可以在该对话框中执行高级样式管理操作。在“开始”选项卡的“样式”组中单击按钮，打开“样式”窗格，单击（管理样式）按钮，即可弹出“管理样式”对话框，如图5-62所示。

图5-62

“推荐”选项卡控制着在推荐样式列表中显示哪些样式，如图5-63所示。每个与样式有关的任务窗格和样式库中都有一个“按推荐”选项。

图5-63

在该对话框顶部的样式列表中，可以每次应用一个更改，也可以使用标准的Windows选择技巧选择多个样式。还要注意“全选”和“选择内置样式”按钮，它们可以帮助快速区分Word的标准样式和用户创建的样式。

可使用“上移”“下移”“置于最后”“指定值”工具来确定推荐的顺序，如有必要，甚至可以按字母顺序进行排列。完成后，单击“确定”按钮，以应用这些更改。

2．限制的样式

为了对样式进行严格控制，可使用“管理样式”对话框中的“限制”选项卡限制使用的样式。在设计需要严格控制内容格式的模板和窗体时，“限制”选项卡是十分有用的工具。如在设置Word的培训课程时，它也可以用来限制可用的选项，以免初学者面对众多选项都不知所措。

此外，如果想限制只使用样式而不使用直接格式，可选中或取消选中“仅限对允许的样式进行格式设置”复选框来进行限制，如图5-64所示。

图5-64

通过限制只对特定的样式进行格式设置，实际上就是禁用了直接格式工具。当把格式限制为“正文”和“标题1”～“标题5”时，功能区的“字体”和“段落”组中的大多数控件都变为灰色（表示不可用）。

要控制某个样式的可用性，可以在“限制”选项卡的列表框中单击它，再单击“设置所选样式的可用性”下的“允许”或“限制”按钮。这里需要注意的是，不仅可以设置“仅限对允许的样式进行格式设置”，也可以组织“主题”和“快速样式”的切换。

5.4.4 删除样式

用户可以在“样式”窗格中删除样式。在样式库中右击需要删除的样式，在弹出的快捷菜单中选择“从样式库中删除”命令，即可将样式在样式库中删除；还可以单击“开始”选项卡的“样式”组中的按钮，打开“样式”窗格，在列表框中将光标放置到样式上，在右侧显示出下三角按钮，单击按钮，弹出下拉菜单，从中选择“从样式库中删除”命令，即可删除样式。