第四节 版记（文尾）格式

一、主题词

主题词又称“关键词”，是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。主题词主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。

（一）确定主题词的方法、步骤

1．审读文稿，了解主题

文稿的正文是确定主题词的主要依据，但与标题也有一定的关系。有些文稿的主题词可从标题中选定，但像会议纪要、领导人讲话之类的文稿，如果标引主题词的人不是拟稿人的话他就必须阅读全文才能弄清文稿主题。

2．分析主题，确定主题概念

在审读文稿、了解主题的基础上要进一步对文稿主题进行概念分解和概念综合，从而弄清文稿中究竟包含哪些有检索意义的主题概念。在此基础上对概念进行精选和取舍，确定能够揭示公文内容的主题概念。

3．查阅主题词表，转换主题概念

确定主题概念之后，应通过查阅《公文主题词表》将确定的主题概念转换成词表中的正式的主题词。

主题词有正式主题词和非正式主题词之分。通过审读文稿、分析主题而得到的主题概念属非正式主题词，它是正式主题词的同义词或近义词，只能作为查找正式主题词的引导词，还不能用于标引和检索。只有通过查阅有关词表将主题概念（非正式主题词）转换成词表上的正式主题词，才能用于标引和检索。

目前使用的公文主题词表主要包括以下几种。

（1）中共中央办公厅秘书局编制，主要用于全国党委系统公文的《公文主题词表》。该词表共收录主题词5116条。

（2）国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》，该表共分15类，收词1049条。

此外，还有《中国档案主题词表》、《高等学校通用主题词表》（初稿）等。

（二）主题词的位置、排列顺序

按照《格式》的规定，主题词应标注在公文末页下部、抄送范围上方。“‘主题词’用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字”，不用标点。

主题词之间的排列顺序应根据主题词的含义由大到小、从内容到形式。如《国务院关于发布 <国家行政机关公文处理办法>的通知》，其主题词的排列顺序是：“文秘工作 公文 办法”。

按照《档案著录规则》的要求，标引主题词的数量不超过8个。按照《国务院公文主题词表》的要求，“一般不超过5个”。

二、抄送机关

《办法》规定：“抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。”

《格式》规定：“公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。”

（一）抄送的范围

抄送机关是指除主送机关外需要知晓公文内容或配合执行的有关上级、平级或下级机关，以及那些不相隶属的机关。

公文无论是抄送给谁都只限于有关的机关。所谓“有关机关”，主要是指双重领导机关相互之间因涉及其职权，行文前必须征得其同意，或行文后必须取得其协助的机关；特殊情况越级行文时，其直接上级机关或直接下级机关；批复某一机关而要求依照办理的另一机关或所有下级机关。如果抄送机关不是那些与公文内容有关的机关，而是不负责任地乱抄滥送，不但增加公文印数，造成人力、财力上的浪费，而且严重影响其他机关的工作效率，是造成“文山会海”的一大原因。

公文只抄送给有关的机关，有的单位把公文抄送给领导者个人（在称呼上故意抬高，如本是“张副县长”，硬要称其为“张县长”），这是不规范的。

（二）抄送原则

1．本机关的重要下行文可以抄送直接上级机关

向下属单位下达全局性的工作部署，应同时抄送上级机关。这既是为了尊重上级机关的职权，也便于让上级机关掌握下级机关的重要活动情况，有利于工作上的相互配合。

但是，本机关向上级机关的请示不要同时抄送平级机关和下级机关。因为请示是要等上级批准后才能办理的问题，如果同时抄送平级机关和下级机关，不但无端增加公文印数，还会造成不应有的麻烦。如一份增加或合并机构的请示，如果同时抄送给下级机关，势必引起不必要的波动甚至混乱。

2．双重领导的机关要处理好主送与抄送的关系

受双重领导的机关，在向其中一个领导机关行文时，应根据公文内容抄送另一领导机关。上级机关在向双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一个上级机关。

3．因特殊情况，必须越级行文时，应抄送越过的机关

（三）抄送机关的标识

抄送机关居左空1字，用3号仿宋体字标识，这与主题词和主送机关需顶格标识不同。抄送机关回行时与上一行的抄送机关（“抄送”后的冒号）对齐，这与主送机关回行时仍顶格也不同。同一层次的抄送机关之间用顿号隔开，不同级层的抄送机关之间用逗号或分号隔开。为了防止在抄送机关之后有人私自加入其他的抄送机关，防止变造公文，抄送机关的最后要标注句号。

如因主送机关过多而使公文首页不能显示正文，或是“会议纪要”文种，就需在抄送机关之上、主题词之下标识主送机关。如需在公文版记中标识主送机关，其标识方法与抄送机关的标识方法相同。

抄送机关都是需要了解、协助或依照办理的机关，它们与公文内容的密切程度是相等的。因此，在考虑抄送机关的排列顺序时应按系统和级别高低排列，即系统之间按党、政、军、群的顺序排列，有时还要加上人大、政协、法院、检察院等，系统内按级别高低排列。

如果一份公文同时既要抄送下级机关或平级机关，又要抄送上级机关，应分段书写，上级机关在上，平级机关和下级机关依次在下。

三、印发机关和印发日期

《格式》规定：“位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。”

印发机关是指具体承办公文印制和发出的部门。印发机关通常都是机关的办公部门或办公部门下属的秘书部门。如凡以国务院或国务院办公厅名义发文时，其印发机关均为“国务院办公厅秘书局”。中下层机关多署“××办公厅”、“××办公室”等。

印发日期是指办公部门接到定稿后的起印日期，“以公文付印的日期为准”，如写成“2010年3月26日印发”。

标识印发日期是为了准确地反映公文的制发时效。为了界定生效日期与印发日期的区别，《格式》规定“印发日期以公文付印的日期为准”。

印发机关和印发日期的位置在抄送栏下面，共占一行。如印发机关字数太多，一行容不下，可用简称。

经批准翻印的公文，除注明原文的印发机关名称和印发日期外，还应注明翻印机关名称和翻印日期。

四、版记中的反线和版记的位置

（一）版记中的反线

《格式》规定：“版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。”

在版记的各要素之间加一条与版心等宽的反线隔开，一是为了显示各要素之间的区别，二是为了显得美观好看。

要特别注意的是：最后一个要素之下要有一条反线。如此看来，在印发机关和印发日期之下加注印数如“（共印100份）”，就不规范了。从理论上说，如果是机密公文，其眉首部分已有公文份数序号的格式，此处再注总印数的实际意义不大。如果是无须保密的公文，此处加注印数就更没必要了。

不少的单位把打印人、校对人、存档人等都放在版记部分，这就更不合适了。之所以这样做，其本意是为了明确责任。殊不知在发文处理稿纸上已经有相关人员的签名，无须再在此处署名。

（二）版记的位置

《格式》规定：“版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。”

版记置于最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行（公文必须双面印刷）的最下面的位置。这样规定的目的是保证公文的完整性。公文的开始部分是印有红头的眉首，而结束部分就是最后的版记。眉首与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的组成部分，这样就可以准确认定一份公文是否完整。

（三）注意事项

1．带附件的公文如何设计版记

如果附件后面的空白能够容下版记，而该页又正是4的倍数，版记可以而且也应该放在附件下面，不必另起一页。如果是被转发的公文，该公文后面也有版记，被转发公文的版记不能替代转发公文的版记，转发公文还应标识自己的版记。

2．公文主体之后的空白容不下版记怎么办

这种情况的解决办法是另起一面。但要注意的是，版记必须放在最后一面（即封四）。这样处理可能会出现版记前一面完全空白的情况，那也没有关系，按照《格式》的规定，遇到这种情况“空白页和空白页以后的页不标识页码”就可以了。

3．公文的篇幅在一个折页以上时版记如何处理

公文的篇幅如果在一个折页以上，即有四面以上时，公文的页数一般应是4的倍数，版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（三面空白是极限）。

五、公文版记常见失误例析

版记实例1

主题词：自伤自残 处理 意见

报：××市委政法委

送：××市人民检察院 ××市中级人民法院 ××市司法局

发：各分、县（市）局、局直各单位

（共印300份）

版记实例1的失误有以下五处。

（1）自造主题词。“自伤自残”、“处理”在主题词表中肯定是找不到的。

（2）“报”、“送”、“发”抄送方式不妥。“抄报”早被取消，“抄发”更没道理。应统一称“抄送”，也不能仅称“送”。

（3）标点符号运用不当。在检察院与中级人民法院、司法局之间应有逗号或顿号，最后应有句号。但本例却什么标点都没有。

（4）抄送机关之间的排列顺序有误。“××市中级人民法院”应在“××市人民检察院”的前面。正确的排列顺序是：法院、检察院、司法局。

（5）统称不明白。“各分、县（市）局、局直各单位”让人不好理解，其本意是“各公安分局，各县（市）公安局，市公安局直属各单位”。如把“各”与后面的单位名称连起来，“各……局直各单位”，这“各局”就说不通。

版记实例2

（引者注：第1页）

××市经济贸易委员会关于印发《××市经济贸易委员会关于全国和市“两会”期间信访稳定工作预案》的通知

委各处（室、局）、委属各企业事业单位、各驻企业工作组：

根据市委、市政府召开的稳定信访工作会议的要求，为进一步做好经贸系统的稳定信访工作，确保“两会”的顺利召开，现将经贸委两级“两会”期间稳定信访工作预案下发给你们，望遵照执行。

××市经济贸易委员会（章）

二〇〇三年三月四日

（引者注：第2页）

主题词：文秘 信访 预案 通知

抄送：市委第四秘书处，市维稳办，市政府第二秘书处，市信访局，市委王秘书长，市政府× ××副市长，市委×××副秘书长，市政府×××副秘书长。

××市经济贸易委员会办公室

2003年3月4日印发

××市经济贸易委员会关于全国和市“两会”期间信访稳定工作预案（略）

版记实例2的失误有以下两处。

（1）版记位置不对。“版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行”。本例把版记放在第2页，即放在印发通知与被印发的预案之间，版记后的预案还有十余页的篇幅，显然不是“最后一面”，也没有把“版记的最后一个要素置于最后一行”。

（2）不应抄送给个人。抄送栏里有“市委王秘书长，市政府×××副市长，市委×× ×副秘书长，市政府×××副秘书长”，这是不必要的。如果确有必要，直接抄送给这些领导人的所在单位市委办公厅、市政府办公厅即可。