2.2 基本操作

本节视频教学录像：16分钟

Office 2013各组件包含有很多相同或类似的操作。本节以Word 2013软件为例来讲解Office 2013的基本操作。

2.2.1 软件的启动与退出

使用Word 2013编辑文档之前，首先需要掌握如何启动与退出Word 2013 。

1．启动Word 2013

启动Word 2013的具体步骤如下。

1在键盘上按【Win】键，进入【开始】界面，单击【Word 2013】程序图标。

2在弹出的创建文档界面中单击【空白文档】选项，随即会打开Word 2013并创建一个新的空白文档。

2．退出Word 2013

退出Word 2013文档有以下几种方法。

(1)单击窗口右上角的【关闭】按钮。

(2)单击【文件】选项卡下的【关闭】选项。

(3)在文档标题栏上单击鼠标右键，在弹出的控制菜单中选择【关闭】菜单命令。

(4)直接按【Alt+F4】组合键。

2.2.2 Office 2013的保存和导出

文档的保存和导出是非常重要的，在Office 2013中工作时，文档是以临时文件的形式保存在电脑中，因此意外退出Office 2013，就会造成工作成果的丢失。只有保存或导出文档后才能确保文档不会丢失。

1．保存新建文档

保存新建文档的具体操作步骤如下。

1新建并编辑Word文档后，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。

2此时为第一次保存文档，系统会显示【另存为】区域，在【另存为】界面中选择【计算机】，并单击【浏览】按钮。

3打开【另存为】对话框，选择文件保存的位置，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【Word文档（＊.docx）】选项，单击【保存】按钮，即可完成保存文档的操作。

4此时标题栏中的原标题“文档1.docx”将更改为设置的文件名“文件．docx”。

2．保存已有文档

对已存在文档有3种方法可以保存更新。

(1)单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。

(2)单击快速访问工具栏中的【保存】图标。

(3)使用【Ctrl+S】组合键可以实现快速保存。

3．另存文档

如需要将文件另存至其他位置或以其他的名称另存，可以使用【另存为】命令。将文档另存的具体操作步骤如下。

1在已修改的文档中，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【另存为】选项。

2在【另存为】界面中选择【计算机】，并单击【浏览】按钮。在弹出的【另存为】对话框中选择文档所要保存的位置，在【文件名】文本框中输入要另存的名称，单击【保存】按钮，即可完成文档的另存操作。

4．导出文档

还可以将文档导出为其他格式。将文档导出PDF文档的具体操作操作如下。

1在打开的文档中，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【导出】选项。在【导出】区域单击【创建PDF/XPS文档】项，并单击右侧的【创建PDF/XPS】按钮。

2弹出【发布为PDF或XPS】对话框，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【PDF（＊.pdf）】选项。单击【发布】按钮，即可将Word文档导出为PDF文件。

2.2.3 自定义功能区

功能区中的各个选项卡可以有用户自定义设置，包括命令的添加、删除、重命名、次序调整等。以Word为例自定义功能区的具体操作步骤如下。

1在功能区的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【自定义功能区】选项。

2打开【Word选项】对话框，单击【自定义功能区】选项下的【新建选项卡】按钮。

3系统会自动创建一个【新建选项卡】和一个【新建组】选项。

4单击选中【新建选项卡（自定义）】选项，单击【重命名】按钮。弹出【重命名】对话框，在【显示名称】文本框中输入“附加”字样，单击【确定】按钮。

5单击选中【新建组（自定义）】选项，单击【重命名】按钮，弹出【重命名】对话框。在【符号】列表框中选择组图标，在【显示名称】文本框中输入“学习”字样，单击【确定】按钮。

6返回到【Word选项】对话框，即可看到选项卡和选项组已被重命名，单击【从下列位置选择命令】右侧的下拉按钮，在弹出的列表中选择【所有命令】选项，在列表框中选择【词典】项，单击【添加】按钮。

7此时就将其添加至新建的【附加】选项卡下的【学习】组中。

8单击【确定】按钮，返回至Word界面，即可看到新增加的选项卡、选项组及按钮。

2.2.4 通用的命令操作

Word、Excel和PowerPoint中包含有很多通用的命令操作，如复制、剪切、粘贴、撤消、恢复、查找和替换等。下面以Word为例进行介绍。

1．复制命令

选择要复制的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【复制】按钮，或按【Ctrl+C】组合键都可以复制选择的文本。

2．剪切命令

选择要剪切的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【剪切】按钮，或按【Ctrl+X】组合键都可以剪切选择的文本。

3．粘贴命令

复制或剪切文本后，将鼠标光标定位至要粘贴文本的位置，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【粘贴】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的粘贴选项，或按【Ctrl+V】组合键都可以粘贴用户复制或剪切的文本。

4．撤消命令

当执行的命令有错误时，可以单击快速访问工具栏中的【撤消】按钮，或按【Ctrl+Z】组合键撤消上一步的操作。

5．恢复命令

执行撤消命令后，可以单击快速访问工具栏中的【恢复】按钮，或按【Ctrl+Y】组合键恢复撤消的操作。

6．查找命令

需要查找文档中的内容时，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【查找】或【高级查找】选项，或按【Ctrl+F】组合键查找内容。

7．替换命令

需要替换某些内容或格式时，可以使用替换命令。单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【替换】按钮，即可打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】和【替换为】文本框中输入要查找和替换为的内容，单击【替换】按钮即可。

2.2.5 设置视图方式和比例

Office 2013中不同的组件分别有各自的视图模式，可以根据需要选择视图方式。此外，还可以设置界面的显示比例，方便阅读。下面以Word 2013为例介绍。

1．设置视图方式

单击【视图】选项卡，在【视图】选项中，可以看到5种视图，分别是阅读视图、页面视图、Web视图、大纲视图和草稿，选择不同的选项即可转换视图，通常默认为页面视图，在【视图】选项组中可以单击选择视图模式。

2．设置显示比例

可以通过【视图】选项卡或视图栏设置显示比例。

(1)使用【视图】选项卡设置

单击【视图】选项卡下【显示比例】组中的【显示比例】按钮，在打开的【显示比例】对话框中，可以单击选中【显示比例】选项组中的【200%】、【100%】、【75%】、【页宽】等单选项，设置文档显示比例，或者在【百分比】微调框中自定义显示比例。

(2)使用视图栏设置

在页面底部的视图栏中，单击【缩小】按钮可以缩小文档的显示，单击【放大】按钮可放大显示文档，可以拖曳中间的滑块调整显示比例。